電話やWhatsAppで仕事の連絡をするときは、名乗る・相手を確認する・用件を一つずつ伝える・記録を残すという順が基本です。電話では音声だけで数字や名前を確認する必要があり、WhatsAppでは短すぎる文が誤解を生むことがあります。
WhatsAppの利用範囲、機密情報、承認、勤務時間外の連絡は会社ごとにルールが異なります。この記事では、電話の開始・取次・不在、聞き返し、WhatsAppの書き出し、依頼、既読確認、音声通話への切替、記録の残し方を整理します。正式な依頼はビジネスメール基本表現も併用してください。
電話の最初に名乗りと相手を確認する
| 表現 | 日本語 |
|---|---|
| Selamat pagi, saya Nohio dari perusahaan ABC. | おはようございます、ABC社のノヒオです |
| Apakah saya berbicara dengan Bapak Andi? | アンディさんでいらっしゃいますか |
| Boleh saya berbicara dengan Ibu Sari? | サリさんへ代わっていただけますか |
| Saya menelepon mengenai proyek A. | プロジェクトAについて電話しています |
| Apakah sekarang waktu yang tepat untuk berbicara? | 今お話ししてもよいですか |
| Nomor ini benar untuk bagian keuangan? | こちらは財務部の番号で合っていますか |
電話では、名前、会社、用件を最初に伝えます。相手が忙しい可能性があるため、今話せるかを確認します。名前の発音が伝わらない場合は、Saya akan mengeja nama saya.「名前を綴ります」と言えます。
取次・不在・折り返しを依頼する
| 状況 | 表現 | 日本語 |
|---|---|---|
| 取次 | Tolong sambungkan ke bagian teknis. | 技術部へつないでください |
| 不在 | Apakah beliau sedang ada? | その方はいらっしゃいますか |
| 会議中 | Beliau sedang rapat. | その方は会議中です |
| 伝言 | Boleh saya titip pesan? | 伝言をお願いできますか |
| 折返し | Mohon minta beliau menelepon saya kembali. | 折り返し電話をお願いしてください |
| 連絡先 | Nomor saya adalah… | 私の番号は〜です |
beliauは敬意を込めた「その方」、sambungkanはつなぐ、titip pesanは伝言を預けることです。折り返しを依頼するときは、名前、会社、電話番号、用件、希望時刻を伝えます。
聞き取れないときに確認する
| 表現 | 日本語 |
|---|---|
| Maaf, suaranya kurang jelas. | すみません、音声が不鮮明です |
| Bisa diulangi? | もう一度言ってもらえますか |
| Bisa bicara lebih pelan? | もう少しゆっくり話してもらえますか |
| Apakah tadi Anda mengatakan tanggal dua puluh? | 先ほど20日とおっしゃいましたか |
| Bisa dieja? | 綴ってもらえますか |
| Saya akan mengulangi untuk memastikan. | 確認のため復唱します |
電話では15と50、名前、メールアドレス、日付を特に復唱します。数字を曖昧なまま進めず、tanggal、pukul、jumlahなどの単位を付けて確認します。
WhatsAppの最初のメッセージを書く
| 表現 | 日本語 | 用途 |
|---|---|---|
| Selamat pagi, Pak Andi. Saya Nohio dari tim proyek. | おはようございます。プロジェクトチームのノヒオです | 初回連絡 |
| Maaf mengganggu waktunya. | お時間を取らせてすみません | 配慮 |
| Saya ingin mengonfirmasi jadwal besok. | 明日の日程を確認したいです | 目的 |
| Apakah pesan ini sudah diterima? | このメッセージは届いていますか | 受領確認 |
| Jika sudah sempat, mohon dibalas. | お時間ができたら返信をお願いします | 非緊急 |
| Untuk hal mendesak, boleh saya menelepon? | 急ぎの件で電話してもよいですか | 通話切替 |
初回連絡では、相手が自分の番号を登録していない可能性があります。名前、会社・部署、用件を最初のメッセージに入れます。スタンプや短いHaiだけで始めるより、業務目的を明記する方が安全です。
短い依頼でも対象・期限・形式を入れる
| 曖昧な文 | 改善例 | 日本語 |
|---|---|---|
| Tolong cek. | Tolong cek dokumen versi 3 sebelum pukul empat. | 4時までに文書第3版を確認してください |
| Sudah? | Apakah pengujiannya sudah selesai? | テストは完了しましたか |
| Kirim ya. | Mohon kirim hasilnya dalam format PDF. | 結果をPDFで送ってください |
| Besok bisa? | Apakah rapat bisa dipindahkan ke besok pukul dua? | 会議を明日2時へ変更できますか |
| Ada masalah. | Ada masalah pada proses pembayaran. | 決済処理に問題があります |
短いチャットは速い一方、主語、対象、期限が省略されやすくなります。仕事を依頼・確認する表現と進捗状況を確認・報告する表現も参照してください。
通話・音声メッセージ・ファイル送付を使い分ける
複雑な説明は通話が早い場合がありますが、決定事項や期限は文字で残します。音声メッセージは相手がすぐ聞けない可能性があるため、要点を文字でも添えると確認しやすくなります。
| 目的 | 表現 | 日本語 |
|---|---|---|
| 通話依頼 | Boleh kita bicara lewat telepon selama lima menit? | 5分ほど電話できますか |
| ビデオ会議 | Boleh kita lanjut melalui panggilan video? | ビデオ通話へ移れますか |
| 音声 | Saya kirim pesan suara untuk menjelaskan detailnya. | 詳細説明のため音声を送ります |
| ファイル | Saya kirim file terbaru di sini. | 最新版をここへ送ります |
| 要約 | Berikut ringkasan hasil pembicaraan kita. | 以下が通話結果の要約です |
| 確認 | Mohon koreksi jika ada yang kurang tepat. | 不正確な点があれば修正してください |
契約変更、承認、個人情報、機密情報などをWhatsAppだけで確定してよいかは、会社のルールに従います。必要ならメールや社内システムへ転記します。
終話・記録・よくある間違い
| 終わり方 | 日本語 |
|---|---|
| Terima kasih atas waktunya. | お時間をいただきありがとうございます |
| Saya akan mengirim ringkasannya melalui email. | 要約をメールで送ります |
| Kami menunggu konfirmasinya. | 確認をお待ちしています |
| Sampai berbicara lagi. | またお話ししましょう |
| Baik, saya catat. | 承知しました、記録します |
- 初回メッセージで名乗らない：名前・会社・目的を書く
- 電話で数字を復唱しない：日付・時刻・番号を確認する
- 既読だけで承認されたと考える：明示的な返答を求める
- 通話の決定事項を記録しない：要約を文字で送る
- 勤務時間外に緊急でない連絡を繰り返す：会社と相手の運用を確認する
会議へ切り替える必要がある場合は会議で使えるインドネシア語を参照してください。
電話は名乗り・復唱・記録、WhatsAppは対象・期限・必要な行動を明記することが基本です。速さだけを優先せず、正式な記録が必要な内容はメールや社内ツールへ残しましょう。
