納期が遅れる可能性があるときは、期限を過ぎてから謝るのではなく、遅延の可能性、理由、影響、新しい予定、回復策を早めに共有します。催促する側も、Kapan selesai?「いつ終わりますか」を繰り返すだけでなく、現在の状態と障害を確認する必要があります。
この記事では、期限の確認、丁寧な催促、遅延の事前連絡、謝罪、理由、再設定、新しい期限、再発防止まで整理します。進捗の基本報告は進捗状況を確認・報告する表現、依頼内容の明確化は仕事を依頼・確認する表現も参照してください。
納期と期限を確認する
| 表現 | 日本語 |
|---|---|
| Kapan batas waktunya? | 期限はいつですか |
| Apakah harus selesai hari ini? | 本日中に完了する必要がありますか |
| Tenggat waktunya hari Jumat pukul lima, benar? | 期限は金曜5時で合っていますか |
| Apakah tanggal tersebut masih berlaku? | その日付はまだ有効ですか |
| Apa yang harus diserahkan pada tanggal tersebut? | その日までに何を提出しますか |
| Apakah ada tahapan sebelum persetujuan akhir? | 最終承認前の工程はありますか |
batas waktuとtenggat waktuは期限を表します。日付だけでなく、時刻、タイムゾーン、提出物、承認工程まで確認します。期限が「作成完了」か「相手による承認完了」かでも必要な計画が変わります。
丁寧に状況を催促する
| 表現 | 日本語 | ニュアンス |
|---|---|---|
| Mohon informasikan perkembangan terbaru. | 最新の進捗をお知らせください | 状況確認 |
| Apakah ada pembaruan mengenai tugas ini? | この作業に更新はありますか | 中立 |
| Kami masih menunggu hasilnya. | 結果をお待ちしています | 待機を伝える |
| Bisakah hasilnya dikirim hari ini? | 本日送付できますか | 可否確認 |
| Mohon konfirmasi kapan dapat diselesaikan. | いつ完了できるかご確認ください | 新予定 |
| Tugas ini diperlukan untuk proses berikutnya. | 次工程に必要な作業です | 影響説明 |
催促では、相手を非難するより、何が必要で、遅れると何に影響するかを示します。Pesan saya belum dibalas.だけでなく、Kami memerlukan konfirmasi sebelum rapat pukul tiga.「3時の会議前に確認が必要です」と具体化します。
遅延の可能性を事前に伝える
| 表現 | 日本語 |
|---|---|
| Ada kemungkinan pekerjaan ini terlambat. | この作業は遅れる可能性があります |
| Kami mungkin tidak dapat memenuhi tenggat waktu awal. | 当初期限を満たせない可能性があります |
| Saat ini kami mengalami kendala pada pengujian. | 現在テストで問題が発生しています |
| Keterlambatan ini dapat memengaruhi jadwal berikutnya. | この遅延は次の予定へ影響する可能性があります |
| Kami akan memberikan kepastian sore ini. | 本日夕方に確定情報を共有します |
| Mohon jangan menunggu sampai batas waktu untuk melaporkan masalah. | 問題報告を期限まで待たないでください |
kemungkinanは可能性、terlambatは遅れる、memenuhi tenggat waktuは期限を満たすことです。まだ確定していない場合は、可能性と確定報告の時刻を分けます。
遅延を謝罪し理由を説明する
| 表現 | 日本語 |
|---|---|
| Mohon maaf atas keterlambatan ini. | 今回の遅延をお詫びします |
| Kami terlambat karena data belum lengkap. | データが不完全なため遅れています |
| Terjadi masalah teknis pada sistem. | システムに技術的な問題が発生しました |
| Kami kurang memperkirakan waktu yang dibutuhkan. | 必要時間の見積もりが不十分でした |
| Kami bertanggung jawab atas keterlambatan ini. | この遅延について責任を持ちます |
| Kami sedang mengambil tindakan untuk memperbaikinya. | 改善対応を進めています |
謝罪では、外部要因だけを列挙するより、自分たちが何を把握できず、何を改善するかを説明します。ただし、事実確認前に原因を断定すると後で説明が変わるため、確認済みの原因と調査中の事項を分けます。
新しい期限と回復策を提示する
| 表現 | 日本語 |
|---|---|
| Kami mengusulkan tenggat waktu baru pada hari Senin. | 新期限として月曜日を提案します |
| Hasil awal akan dikirim hari ini. | 初期結果は本日送付します |
| Versi lengkap akan selesai besok sore. | 完全版は明日夕方に完了します |
| Kami menambah satu orang untuk mempercepat pekerjaan. | 作業を早めるため1名追加します |
| Bagian prioritas akan diselesaikan terlebih dahulu. | 優先部分を先に完了します |
| Apakah rencana pemulihan ini dapat diterima? | この回復計画で問題ありませんか |
新しい期限だけでなく、中間成果、優先範囲、人員、確認時刻を示します。無理な短縮を約束して再度遅れるより、前提と余裕を含む現実的な予定を提案します。日程変更は日程・スケジュール調整も参照してください。
催促を受けた側の返答例
| 状況 | 返答例 | 日本語 |
|---|---|---|
| 予定どおり | Pekerjaan masih sesuai jadwal dan selesai pukul empat. | 予定どおりで4時に完了します |
| 一部完了 | Bagian utama selesai, tetapi pemeriksaan akhir belum selesai. | 主要部分は完了、最終確認は未完了です |
| 遅延 | Kami memerlukan tambahan satu hari. | 追加で1日必要です |
| 情報待ち | Kami belum dapat melanjutkan karena menunggu data. | データ待ちで続行できません |
| 支援依頼 | Kami memerlukan keputusan dari manajer hari ini. | 本日マネージャーの判断が必要です |
| 報告予定 | Saya akan memberikan pembaruan pukul tiga. | 3時に進捗を共有します |
返答できないまま既読だけにするより、確認中であることと次の回答時刻を伝えます。Saya sedang memeriksa dan akan menjawab dalam satu jam.「確認中で、1時間以内に回答します」と言えます。
納期対応の流れとよくある間違い
- 期限・提出物・完了条件を最初に確認する
- 遅延の兆候が出た段階で影響を共有する
- 原因を確認済みと調査中に分ける
- 謝罪と同時に新しい期限と回復策を提示する
- 中間成果と次回更新時刻を決める
- 完了後に見積もり・依存関係・確認工程を見直す
- 期限を過ぎるまで黙る：遅延の可能性を早期共有する
- 催促で相手を責める：必要な結果と業務影響を示す
- 理由だけ説明し新期限がない：回復計画を提示する
- 根拠なく「すぐ終わる」と約束する：残作業から再見積もりする
- 謝罪だけで再発防止を考えない：見積もり・承認・依存関係を見直す
メールで正式に伝える場合はインドネシア語のビジネスメールを使い、件名、影響、新期限、必要な判断を明記してください。
納期遅延では、早期共有・事実・影響・新期限・回復策を一組で伝えます。催促する側も、責任追及だけでなく障害と必要な支援を確認しましょう。
